TERMINOS Y CONDICIONES PARA PROVEEDORES
1. REQUISITOS GENERALES Y CUMPLIMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA
El proveedor se obliga contractualmente a cumplir de manera estricta e integral todos los requisitos especificados en la orden de compra emitida por Fly Logistic S.A.S.
Es responsabilidad absoluta del proveedor entregar productos y/o servicios que cumplan con los requisitos legales, reglamentarios, técnicos y comerciales aplicables. Se debe adjuntar toda la documentación de trazabilidad, incluyendo fórmulas, especificaciones técnicas y certificados de conformidad.
Fly Logistic S.A.S., sus clientes corporativos y las autoridades competentes, se reservan el derecho irrenunciable de acceder de forma ilimitada a las instalaciones, procesos y registros del proveedor cuando se requiera verificar la calidad.
Cuando la orden de compra lo especifique explícitamente, el proveedor estará en la obligación de adquirir materias primas o servicios única y exclusivamente de las fuentes o fabricantes aprobados por Fly Logistic S.A.S
2. CONTROLES DEL PROVEEDOR Y GESTIÓN DE RIESGOS
El proveedor debe garantizar la calidad e integridad de su cadena de suministro, asumiendo la responsabilidad legal por los insumos o servicios que subcontrate.
El proveedor es responsable de garantizar que sus subproveedores cumplan con los mismos estándares. Deberá transmitir en sus órdenes de compra todos los requisitos técnicos, de calidad y las «características clave» del producto.
El proveedor está obligado a evaluar y mitigar sistemáticamente cualquier factor de su negocio que pueda afectar la calidad o entrega del producto (Excepción: Proveedores de insumos administrativos genéricos).
Toda documentación entregada por Fly Logistic S.A.S. se suministra bajo estricta confidencialidad. El proveedor es responsable de resguardar estos documentos para evitar pérdida, alteración o uso por terceros.
El proveedor debe implementar protocolos robustos para prevenir el suministro de piezas falsificadas o alteradas, realizando pruebas de autenticidad. Si confirma haber entregado una pieza falsa, asumirá el 100% de los costos legales y de reemplazo.
3. CALIFICACIÓN DE PRODUCTO Y PROCESO (FAI)
Se establecen requisitos estrictos de ingeniería para la aprobación inicial de piezas críticas destinadas a producción o distribución.
Cuando sea requerido, el proveedor deberá ejecutar y documentar un proceso de Inspección del Primer Artículo (FAI) bajo estándares internacionales (ej. AS9100) para demostrar que los métodos de fabricación cumplen sin desviaciones con las especificaciones de Fly Logistic S.A.S.
4. CONTROL DE PROCESO Y PREVENCIÓN DE DAÑOS
El proveedor debe operar bajo estrictos protocolos de control de manufactura y manipulación para garantizar la integridad física de los componentes suministrados.
El proveedor mantendrá un plan documentado de prevención FOD, revisando procesos de ensamble y embalaje para eliminar áreas de atrapamiento de objetos y evitar la migración de residuos que causen daños físicos al producto.
A requerimiento de la compañía, el proveedor deberá implementar controles estadísticos rigurosos para garantizar que no existan variaciones en la forma, función, rendimiento y confiabilidad del producto.
5. CONTROL DE CAMBIO Y NOTIFICACIÓN OBLIGATORIA
Cualquier modificación en los procesos estandarizados debe ser aprobada previamente para evitar impactos negativos en la cadena de suministro.
El proveedor tiene estrictamente prohibido alterar el diseño aprobado, los materiales, la ubicación de las instalaciones o los procesos sin autorización previa y por escrito.
Todo cambio proyectado debe ser notificado al Gerente General y/o Director Comercial de Fly Logistic S.A.S., adjuntando una evaluación de riesgos que demuestre que no se afectará la conformidad del producto final.
6. CONTROL DE MATERIAL NO CONFORME Y CONTENCIÓN
Se define la responsabilidad jurídica y financiera del proveedor frente a la entrega de productos defectuosos o que incumplan las especificaciones.
Ante la notificación de un producto no conforme, el proveedor debe ejecutar acciones de contención inmediatas (cuarentena, inspección) y proveer evidencia documentada de la causa raíz.
El proveedor asumirá todos los costos directos, multas, penalidades logísticas o afectaciones reputacionales que surjan a raíz del producto defectuoso, tras la evaluación formal de Fly Logistic S.A.S.
7. EMBALAJE, TRAZABILIDAD Y RETENCIÓN DE REGISTROS
El proveedor es garante de la protección física de los productos durante su tránsito y de la conservación de la memoria técnica de la fabricación.
Los métodos de embalaje deben cumplir normativas industriales. Cualquier daño físico sufrido por el producto debido a un embalaje deficiente o manipulación incorrecta será responsabilidad financiera exclusiva del proveedor.
Todo envío debe acompañarse de un Certificado de Conformidad (CoC) que incluya: número de parte, orden de compra, revisión, cantidad, lote, fecha y números de serie.
El proveedor custodiará todos los registros de calidad y evidencias de cumplimiento por un período mínimo e improrrogable de diez (10) años, o por el tiempo de vida útil del producto si este fuere mayor.
8. MEJORA CONTINUA Y TRATAMIENTO DE PQRS
Fly Logistic S.A.S. exige a sus aliados estratégicos un compromiso auditable con la excelencia y la resolución ágil de problemas operativos.
Ante una PQRS, el proveedor debe: (a) Notificar recibido y plan de contención en máximo 48 horas; (b) Actualizar el plan en 72 horas; (c) Entregar el reporte de acciones correctivas permanentes en un plazo no mayor a 30 días hábiles.
9. OBLIGACIONES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SG-SST)
El proveedor asume responsabilidad solidaria frente a los riesgos laborales y la normatividad colombiana (Decreto 1072 de 2015 / Resolución 0312 de 2019).
Todo proveedor debe presentar certificación vigente de su ARL (cumplimiento del SG-SST). Es obligatorio que todo su personal esté activo en EPS, AFP y ARL, presentando planillas de pago (PILA) mensuales.
El proveedor dotará a su personal con Elementos de Protección Personal (EPP). Ningún trabajo en alturas, espacios confinados o en caliente iniciará sin el «Permiso de Trabajo» validado por SST de Fly Logistic S.A.S.
El ingreso de químicos requiere la Hoja de Datos de Seguridad (MSDS). Al finalizar el servicio, el proveedor retirará sus escombros y, de generar residuos peligrosos, entregará el certificado de disposición final.
10. PROHIBICIONES ESTRICTAS EN LAS INSTALACIONES
Fly Logistic S.A.S. decreta causales de expulsión y terminación de contrato para proteger la seguridad industrial y el secreto comercial.
Es causal de veto comercial el ingreso bajo efectos del alcohol o estupefacientes, así como el porte de armas, fumar o consumir bebidas embriagantes dentro de las instalaciones.
Se prohíbe ingresar equipos de grabación (cámaras, escáneres) sin autorización. Todo personal deberá someterse a revisiones de seguridad al ingreso y salida; oponerse a la requisa es causal de retiro inmediato.
Sustraer herramientas, usar insumos sin permiso, o adulterar documentos para obtener acceso a las instalaciones es un delito que acarreará la terminación inmediata del contrato.
11. CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS (HÁBEAS DATA)
El proveedor asume obligaciones legales irrevocables sobre el manejo de la información corporativa, técnica y comercial a la que tenga acceso.
Toda información financiera, estratégica, de clientes, planos aeronáuticos o diseños automotrices proporcionados por Fly Logistic S.A.S. se considera Secreto Empresarial. El proveedor no podrá divulgarla a terceros ni utilizarla para competir en el mercado.
El proveedor actuará como Encargado del Tratamiento en caso de acceder a bases de datos de la compañía, obligándose a aplicar máximas medidas de seguridad informática y a destruir dicha información al finalizar el vínculo comercial.
12. PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVIVOS Y ANTICORRUPCIÓN (SAGRILAFT / SARLAFT)
La compañía blinda su operación comercial exigiendo a sus aliados el cumplimiento de las normativas de transparencia corporativa del Estado Colombiano.
El proveedor declara bajo la gravedad de juramento que sus ingresos provienen de actividades lícitas y que ni la empresa ni sus socios se encuentran en listas restrictivas nacionales o internacionales (OFAC, Clinton, ONU).
Queda estrictamente prohibido ofrecer, prometer o entregar dádivas, comisiones, regalos o sobornos a empleados de Fly Logistic S.A.S. para obtener ventajas contractuales. Cualquier violación generará la terminación inmediata del contrato y la denuncia penal correspondiente.
13. AUDITORÍAS, EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y PENALIDADES
Para mantener el estándar del sector aeroespacial y automotriz, Fly Logistic S.A.S. auditará continuamente a su cadena de suministro.
La compañía podrá realizar auditorías sin previo aviso en las instalaciones del proveedor para verificar el cumplimiento técnico, laboral y financiero del contrato.
El desempeño del proveedor será calificado periódicamente basándose en tiempos de entrega, calidad del producto y respuesta a PQRS. Una calificación deficiente sostenida será causal de suspensión de futuras compras.
El incumplimiento en las fechas de entrega pactadas en la orden de compra facultará a Fly Logistic S.A.S. para aplicar multas, deducciones sobre las facturas pendientes de pago o hacer efectivas las pólizas de cumplimiento, si las hubiere.
14. PROPIEDAD INTELECTUAL Y USO DE MARCA
El vínculo comercial no otorga derechos sobre la identidad gráfica, patentes ni desarrollos propios de la compañía.
Todos los moldes, planos, códigos fuente o especificaciones técnicas desarrollados o financiados por Fly Logistic S.A.S. son de su propiedad exclusiva. El proveedor no podrá comercializarlos con terceros.
El proveedor no está autorizado para utilizar los logotipos, nombres comerciales o marcas registradas de Fly Logistic S.A.S. (ni de sus divisiones operativas) en su publicidad, redes sociales o portafolios sin una autorización explícita y por escrito de la Gerencia.
15. RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS, LEY APLICABLE Y TERMINACIÓN
Se definen las bases jurídicas bajo las cuales se regirá el contrato y los mecanismos para su terminación y liquidación.
Fly Logistic S.A.S. podrá terminar la relación comercial de forma inmediata si el proveedor entra en insolvencia, incumple reiteradamente los estándares de calidad, viola cláusulas de confidencialidad o se ve involucrado en delitos contra la administración pública o lavado de activos.
Toda controversia derivada de las órdenes de compra intentará resolverse primero mediante arreglo directo. De no ser posible, se someterá a los mecanismos alternativos de solución de conflictos (Conciliación o Tribunal de Arbitramento) en la ciudad de Bogotá D.C.
La relación comercial, las órdenes de compra y los presentes Términos y Condiciones se rigen en su totalidad por las leyes de la República de Colombia, el Código de Comercio y el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011).