1. TERMINOS Y CONDICIONES PARA PROVEEDORES

1. REQUISITOS GENERALES

• Cumplimiento de los requisitos de la orden de compra

El proveedor debe dar cumplimiento de todo los requisitos de la orden de compra, asi como todos los documentos de trazabilidad descritos como lo son formulas, especificaciones tecnicas, certificados de conformidad del producto.

Es responsabilidad del proveedor proporcionar productos y/o servicios aceptables que cumplan con los requisitos legales, reglamentarios, del cliente y propios de la compañía que garantice la calidad del producto y la satisfacción de nuestros cliente y de FLY LOGISTIC S.A.S.

• Derechos de acceso del cliente e inspección de origen

La compañía FLY LOGISTIC S.A.S, sus clientes y las agencias reguladoras se reservan el derecho de tener acceso ilimitado a las instalaciones y registros del proveedores según sea necesario.

• Fuentes designadas por FLY LOGISTIC

Cuando la orden de compra lo especifique, el proveedor comprará productos, materiales o servicios de las fuentes solicitadas por la compañía.

2. CONTROLES DEL PROVEEDOR

• Subproveedores

El Proveedor es responsable de garantizar el cumplimiento de los requisitos, incluidos los suministrados por el subproveedor. El Proveedor deberá establecer una comunicación (flujo descendente) en las órdenes de compra, informando  todos los requisitos técnicos y de calidad aplicables, incluidos los requisitos del cliente de FLY LOGISTIC S.A.S, los requisitos reglamentarios y las «características claves”.

• Gestión de riesgos

El proveedor debe evaluar aquellos aspectos del negocio que pueden afectar la calidad del producto y servicio proporcionados a FLY LOGISTIC S.A.S, estableciendo un tratamiento adecuado para la gestión de riesgos.

Nota: Los proveedores que proporcionan productos que no afecta la forma, función o la calidad del producto no deben cumplir con la sección de gestión de riesgos.

• Control y liberación documentos provistos de FLY LOGISTIC S.A.S

Los documentos entregados por FLY LOGISTIC S.A.S al proveedor  se proporcionan unicamente con el fin de dar cumplimiento a los requisitos establecidos y formalizar el negocio. Estos documentos pueden ser entregados al proveedor de forma fisica, electronica u otros medios. El proveedor es responsable de controlar y mantener dichos documentos para evitar el uso indebido, perdida, daño, alteración y/o deterioro.

• Piezas falsificadas

Los proveedores deberán implementar una estrategia adecuada para garantizar que los productos suministrados a FLY LOGISTIC S.A.S no sean productos falsificados, teniendo en cuenta lo siguiente: (a) sea una copia no autorizada o un sustituto de un fabricante de equipo original o componente original; (b) no cuente con la trazabilidad para garantizar la autenticidad en el diseño y fabricación ; (c) han sido reelaborados, remarcados, re-etiquetados, reparados, restaurados o modificados de cualquier otra forma desde el diseño pero no revelados como tales o están representados como auténticos o nuevos; o (d) no ha pasado con éxito todos los procesos de prueba, verificación, detección y control de calidad requeridos por la empresa.

El proveedor debe realizar pruebas o inspecciones aprobadas para garantizar la autenticidad de los artículos y, proporcionar los siguientes documentos cuando FLY LOGISTIC S.A.S asi lo disponga: (a) el certificado de conformidad para el artículo; (b) registros suficientes que proporcionan la trazabilidad ininterrumpida de la cadena de suministro; o (c) registros de prueba e inspección que demuestren la autenticidad del artículo.

Si el Proveedor se da cuenta o sospecha que ha suministrado productos falsificados a FLY LOGISTIC S.A.S, este deberá notificar de inmediato a la compañía y deberá reemplazar el producto, ya que estos se considerarán como productos no conformes.

Nota: El proveedor será responsable de todos los costos relacionados con el reemplazo de productos falsificados.

3. CALIFICACION DE PRODUCTO / PROCESO

Este numeral define los requisitos genéricos para la calificación y aprobación de piezas de producción.

• Inspección del primer artículo              

El proceso de inspección del primer artículo (FAI) se utiliza para demostrar la idoneidad de los procesos de medición, fabricación e inspección que realiza el proveedor con el fin de garantizar que los requisitos de diseño y especificación se hayan comprendido, contabilizado, verificado y documentado.

Nota: Este requisito se aplica cuando lo exige la orden de compra de  FLY LOGISTIC S.A.S y en el momento de la ejecución se le dará a conocer al proveedor el método y el medio por el cual se realizará la inspección.

4. CONTROL DE PROCESO

Este numeral  define las necesidades básicas para que los proveedores controlen sus procesos.

• Residuos / daños por objetos extraños (FOD)              

El proveedor deberá mantener un programa o plan de prevención de FOD, teniendo como base la revisión de los procesos de diseño y fabricación para identificar y eliminar las áreas de atrapamiento de objetos extraños, los medios a través se pueden migrar y las posibles causas de daños físicos en el producto.

• Características clave              

En caso de ser solicitado por FLY LOGISTIC S.A.S el proveedor deberá demostrar la conformidad de las  características claves, asegurando que no se presenten variaciones que tengan efectos significativos en la forma, función, rendimiento, confiabilidad o capacidad de fabricación del producto, a través de la documentación y los métodos de control asignados para prevenir la variación de dichas caracteristicas.

5. CONTROL DE CAMBIO

El proveedor es responsable de controlar todos los cambios presentados en el diseño del producto previamente aprobado y en el proceso de fabricación; los cuales deben ser notificados de manera inmediata al Gerente General y/o Director Comercial de FLY LOGISTIC S.A.S.

En caso de presentarse cambios que pueda afectar el producto y/o la función del mismo, el proveedor debe evaluar los riesgos e implementar medidas de control  para garantizar la conformidad teniendo en cuenta los procesos, ubicación, instalaciones, equipos, material y el diseño del producto.

6. CONTROL DE MATERIAL NO CONFORME

Este numeral cubre los requisitos para el manejo de productos no conformes identificados directamente por nuestros clientes o por FLY LOGISTIC S.A.S.

• Contención del proveedor              

Los productos no conformes identificados por FLY LOGISTIC S.A.S y por nuestros clientes, serán notificados de manera inmediata al proveedor, quien es responsable de tomar acciones con el fin de dar claridad, respuesta al incumplimiento de los requisitos, y garantizar la trazabilidad para evidenciar los hallazgos presentados.

• Costo de incumplimiento      

Los costos adicionales surjan por las afectaciones y actividades debido al producto no conforme, serán notificados al proveedor que junto con FLY LOGISTIC S.A.S evaluarán los eventos presentados para llegar a un acuerdo y establecer las acciones con sus responsables.

7. EMBALAJE, ETIQUETADO, ENTREGA Y RETENCIÓN DE REGISTROS

El presente numeral meciona los métodos de conservación, empaque, etiquetado y envío deben cumplir con las prácticas comunes de la industria y los requisitos de FLY LOGISTIC S.A.S especificados en la orden de compra.

• Entrega              

El proveedor deberá informar la fecha de envío y entrega, asi como las novedades presentadas en el producto a FLY LOGISTIC S.A.S. En caso de presentarse retrasos y/o daños en las caracteristicas propias del producto durante  el  empaque,  el transporte y la manipulación, el proveedor deberá asumir los costos asociados a los eventos presentados.

• Trazabilidad documental

El proveedor deberá entregar junto con el producto los documentos que aseguren la trazabilidad (Certificados de conformidad del proveedor y/o subproveedores), y facilidad de acceso a  certificaciones de material y/o procesos en caso de que FLY LOGISTIC S.A.S lo solicite bajo las siguientes condiciones: 

1.  

   1. Materia prima.                
   2. Como parte del requisito del primer artículo AS9100.
   3. Cuando se utiliza material nuevo o se completa un nuevo procesamiento.
   4. Cuando lo requiera la orden de compra o el requisito del cliente.                                                                                                                                  Nota: El Certificado de Conformidad, deberá contener como mínimo, número de parte, número de pedido, revisión, cantidad, código de lote, código de fecha, y números de serie (cuando corresponda).

• Identificación y trazabilidad del producto

El proveedor debe identificar adecuadamente el producto durante todo el proceso de fabricación y deberá definir un método de trazabilidad para la identificación única de cada parte o lote de material.

• Retención de registros

El proveedor deberá conservar registros de calidad y todos aquellos que proporcionen evidencia objetiva del cumplimiento de los requisitos de la orden de compra de FLY LOGISTIC S.A.S, durante un período de tiempo minimo de diez (10) años. En caso de que la vida útil del producto sea mayor a este tiempo, se deberá conservar esta información por un periodo de tiempo igual al shelf life del producto.

8. MEJORA CONTINUA

En el siguiente numeral se establece que el proveedor debe definir un proceso para la mejora continua.

• Tratamiento PQR´S

En caso de que FLY LOGISTIC S.A.S  genere una PQR´S el proveedor deberá dar tratamiento al requerimiento, a través de acciones correctivas o metodos para la solución de lo expuesto por la compañía, teniendo como obligación la respuesta formal, de la siguiente manera:

• • El proveedor deberá notificar el recibo dentro de las 48 horas y comunicar a FLY LOGISTIC S.A.S   las acciones de contención inmediatas que se deben tomar.
  • El proveedor deberá proporcionar una actualización del plan de contención dentro de las 72 horas durante el período intermedio.
  • El proveedor debe presentar dentro de los 30 días hábiles las acciones permanentes tomadas, o por tomar, para prevenir la recurrencia

9. EMBALAJE, ETIQUETADO, ENTREGA Y RETENCIÓN DE REGISTROSOBLIGACIONES DE SST

Para dar cumplimiento al vínculo con FLY LOGISTIC S.A.S de acuerdoa la normatividad vigente en Seguridad y Salud en el Trabajo Decreto 1072 de 2015 y Resolución 0312 de 2019, los proveedores deben cumplir siguientes aspectos:

• Cumplimiento de Ley: Deberán conocer y cumplir todas las normas legales vigentes que apliquen al trabajo que se va a realizar. Es responsabilidad de este personal asegurar que los reglamentos, normas y prácticas establecidas por la organización se cumplan en todas las labores contratadas a ejecutar. TODO PROVEEDOR O CLIENTE QUE REALICE ACTIVIDADES (DENTRO, FUERA Y/O EN MISION A NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN) , DEBE CUMPLIR CON LOS REQUISITOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y PRESENTAR CERTIFICACION DE CUMPLIMIENTO EXPEDIDA POR SU ARL NO MAYOR A 3 MESES DONDE SE MUESTRE EL PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL SG-SST), de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1072 de 2015 y Resolución 0312 de Febrero 13 de 2019, y firmar el documento diseñado por FLY LOGISTIC S.A.S., como parte del compromiso y responsabilidad frente al SG-SST
• Afiliaciones a Seguridad Social: Todos los trabajadores deben estar afiliados a EPS, ARL y AFP  se hace claridad que para el caso de ARL se debe tener en cuenta el tipo de contratación, el valor del contrato y el nivel de riesgo de la actividad o servicio que va a prestar a FLY LOGISTIC S.A.S..
• Entrenamiento – Competencia: Los proveedores debe asegurar que todo el personal tenga el entrenamiento, conocimiento y la experiencia apropiada para el desarrollo de sus actividades en temas concernientes a Seguridad y Salud en el Trabajo y deberán mantener la información disponible, la cual garantice y avale la competencia de su personal, por lo tanto deben remitir copia del perfil de cargo y los registros y certificados que acrediten a las personas que van a realizar la actividad o prestar el servicio aptas para ejecutarlo y que demuestren evidencia de este requisito cuando la organización así lo solicite.
• Equipos y herramientas de trabajo: Los equipos y herramientas de trabajo, como andamios, escaleras, taladros, etc., y los elementos de protección personal deben ofrecer condiciones óptimas de seguridad y cumplir con la reglamentación nacional vigente, para lo que se realizará verificación previa al inicio de labores. Los proveedores y contratistas deben contar con un botiquín propio, actualizado, debidamente marcado y con un inventario de los elementos de primeros auxilios requeridos, de igual manera, pitos y linternas. Los proveedores y contratistas que realicen trabajos en caliente (labores de soldadura) deben traer equipos extintores. Cada contratista o proveedor es responsable de sus herramientas, equipos y demás elementos, por ningún motivo FLY LOGISTIC S.A.S., se hace responsable de la pérdida o daño de estos elementos.
• Manejo de sustancias Químicas: Si para el desarrollo de su actividad  se ingresan, transportan o manipulan sustancias químicas en hacía o para entrega en las instalaciones de la organización o cualquier otro sitio o lugar, se debe contar con la hoja de datos de seguridad (MSDS), de todas las sustancias usadas, mantenerlas adecuadamente marcadas y etiquetadas con sistema de comunicación de riesgos (señalización), almacenarlas de forma segura previendo la incompatibilidad entre ellas, el control de derrames y asegurando que el personal cuenta con todas los equipos de protección personal acordes a dichas sustancias y se encuentran capacitados para realizar una correcta manipulación (contar con los registros de capacitaciones, eficacia de las mismas y evidencia necesaria para garantizar los procesos de uso y manipulación de las sustancias químicas.
• Permiso de Trabajo: El proveedor debe tramitar el o los permisos de trabajo con el área de Seguridad y Salud en el Trabajo si la actividad así se requiere.
• Prevención: Establecer las medidas preventivas y de protección requeridas, aplicando los procedimientos, normas y estándares exigidos por la organización (teniendo en cuenta la matriz de riesgos, las inspecciones realizadas y las condiciones inseguras reportadas por todos los trabajadores).
• Personal Permanente: Si es personal que permanece de manera continua o por un periodo prolongado en las instalaciones de FLY LOGISTIC S.A.S. o cualquiera de los clientes, según sea el caso, mensualmente presentará los 5 primeros días de cada mes recibos de pago de los aportes al SG-SST (ARL, EPS) (teniendo en cuenta lo establecido en cuanto a pagos para  independientes), adicionalmente contará con toda su dotación debidamente marcada con el nombre del proveedor o contratista y con los EPP correspondientes y formará parte de todas las actividades del SG-SST que FLY LOGISTIC S.A.S. desarrolle mientras se ejecute la labor contratada; de todas formas siempre el proveedor, contratista y/o subcontratista debe garantizar todos los requisitos establecidos para salvaguardar la seguridad y la salud de los trabajadores a su cargo.
• Ingreso a las instalaciones: Los trabajadores del contratista, subcontratista, proveedor y/o clientes ingresarán a las instalaciones de la empresa en horario previamente establecido por la empresa; teniendo en cuenta los parámetros de seguridad publicados por de FLY LOGISTIC S.A.S., en áreas estratégicas de carácter informativo para todo el personal interno y externo.
• Revisión de Seguridad: Al ingreso y a la salida, todos los trabajadores de los contratistas, subcontratistas y proveedores podrán ser revisados sin excepción por personal de su mismo género y se someterán a las disposiciones del área o personal de seguridad que la compañía o sus clientes tengan establecido, sin importar que estos no pertenezcan a una empresa certificada para tal fin FLY LOGISTIC S.A.S., no autoriza el ingreso de armas de fuego o corto punzantes ni sustancias no autorizadas por la ley Colombia a sus instalaciones, FLY LOGISTIC S.A.S., se reserva el derecho de admisión y dejara registro de estas situaciones en el registro diseñado para visitantes.
• Orden y Limpieza: Es responsabilidad del contratista, subcontratista o proveedor es dejar todos los días y horario laboral las áreas de su trabajo en perfectas condiciones de orden y limpieza, de acuerdo a parámetros establecidos y coordinados con FLY LOGISTIC S.A.S.
• Manejo de desechos: Una vez terminado la obra, labor o servicio debe retirar todos los desechos sobrantes, escombros, basura y demás residuos acordados entre las partes.
• Disposición de residuos peligrosos: Entregar certificados de disposición de los residuos peligrosos y demás que apliquen de acuerdo al servicio prestado, cumpliendo los requisitos normativos aplicables.

10. PROHIBICIONES DE PROVEEDORES EN LAS INSTALACIONES:

1.  

   1. Correr, gritar o silbar en forma tal que pueda causar alarma o confusión en el trabajo.
   2. Introducir armas, bebidas embriagantes, narcóticos, radio transistores, iPod, celulares, etc., a las instalaciones de la Empresa o clientes según sea el caso si se trata de algún elemento indispensable para ejecutar la actividad y/o servicio se debe realizar registro de autorización de ingreso por parte del Jefe Inmediato con reporte a la Gerencia o a quien haga sus veces.
   3. Ingresar equipos electrónicos tales como, computadores, ipads cámaras fotográficas o de video, scanner, o cualquier otro equipo de almacenamiento o registro, sin previa autorización de personal interno de FLY LOGISTIC S.A.S. o sus clientes. Para el ingreso de estos se debe hacer la solicitud por medio de correo con 2 días de anterioridad previo al ingreso.
   4. Ingresar a las instalaciones de FLY LOGISTIC S.A.S., en estado de embriaguez o alicoramiento, ni bajo el efecto de productos narcóticos.
   5. No se permiten pleitos, bromas pesadas o comportamientos imprudentes en las instalaciones de empresa o sus clientes según sea el caso.
   6. No se permite permanecer en lugares dentro de la empresa que no estén autorizados o relacionados con el objeto del trabajo o servicio.
   7. Oponerse a la requisa por el personal asignado por la empresa al ingreso y salida de las instalaciones de FLY LOGISTIC S.A.S.
   8. Tomar sin autorización, productos o insumos de las zonas de la empresa.
   9. Utilizar sin autorización equipos, herramientas de propiedad de la empresa (andamios, escaleras, otros) o sus clientes.
   10. Tratar de sacar de las instalaciones de FLY LOGISTIC S.A.S. productos / equipos o herramientas que no sean de su propiedad y que no hayan sido notificadas y registradas a su ingreso.
   11. Adulterar documentos con el fin de obtener la autorización de ingreso a las Instalaciones o beneficio personal.
   12. Fumar dentro de las instalaciones de la empresa.
   13. No se permite el ingreso a las instalaciones de FLY LOGISTIC S.A.S., o sus clientes a funcionarios que no presenten el registro de inducción en SG-SST.
   14. El ingreso de familiares o conocidos al lugar de trabajo.