MANUAL INTERNO Y POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES FLY LOGISTIC S.A.S.
1. MARCO LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
Este manual establece las directrices de obligatorio cumplimiento para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales manejados por Fly Logistic S.A.S., garantizando el derecho al Hábeas Data.
Esta política está estructurada bajo el rigor del Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Título V de la Circular Única de la SIC y normativas internacionales de privacidad aplicables a transacciones transfronterizas.
Aplica integralmente a todas las bases de datos (físicas y digitales) administradas por la compañía, abarcando el portal web flylogistic.aero, sus divisiones comerciales (aeroespacial y automotriz), sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), integraciones de API logísticas y plataformas de alojamiento en la nube.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Fly Logistic S.A.S. actúa jurídica y operativamente como el Responsable del Tratamiento, asumiendo la potestad de decidir sobre el manejo y las finalidades de las bases de datos de la organización.
Fly Logistic S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida en la República de Colombia, con operaciones de comercialización, asesoría técnica y distribución logística.
Para cualquier notificación judicial o administrativa relacionada con protección de datos, la compañía habilita la línea oficial +57 (601) 768-9541 y los correos electrónicos corporativos de la gerencia comercial y soporte técnico.
3. DEFINICIONES ESENCIALES PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS
Para la correcta interpretación y aplicación de esta política, Fly Logistic S.A.S. adopta las definiciones consagradas en la legislación colombiana vigente, eliminando cualquier ambigüedad legal.
Se define como «Dato Personal» cualquier información vinculada a una persona natural. El «Dato Público» es aquel contenido en registros públicos o sentencias ejecutoriadas. El «Dato Sensible» es aquel que afecta la intimidad del titular y cuyo uso indebido puede generar discriminación.
«Titular» es la persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento. «Responsable» es Fly Logistic S.A.S. «Encargado» es cualquier tercero (ej. pasarelas de pago, transportadoras) que procese datos por cuenta de La Empresa.
«Autorización» es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. «Tratamiento» comprende cualquier operación técnica o administrativa sobre los datos, incluyendo su recolección, almacenamiento, interconexión o supresión.
4. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO
Toda operación que involucre bases de datos dentro de la infraestructura tecnológica o física de la compañía estará regida por principios irrenunciables que garantizan la legalidad del proceso.
No habrá recolección de datos sin autorización previa. Toda información almacenada obedecerá a una finalidad legítima y comercialmente justificada, la cual será informada detalladamente al Titular antes de su recolección.
Los datos se mantendrán exactos y actualizados. Su acceso estará estrictamente limitado al personal autorizado de la compañía mediante sistemas de autenticación; las bases de datos no estarán disponibles en internet sin medidas de ciberseguridad que controlen su acceso.
Se aplicarán controles criptográficos, gestión de permisos en servidores y auditorías de bases de datos relacionales para evitar la fuga, adulteración o consulta no autorizada de la información.
5. NATURALEZA Y CLASIFICACIÓN DE LOS DATOS RECOPILADOS
La empresa clasifica rigurosamente la información para aplicar los controles de seguridad proporcionales a su nivel de criticidad legal y comercial.
Incluye información demográfica, direcciones físicas de despacho, correos electrónicos, historiales de carritos de compra, credenciales de acceso a la tienda en línea y metadatos de conectividad (IPs).
El tratamiento de datos sensibles (salud, orientación, afiliación política) está prohibido, excepto cuando sea estrictamente necesario para el cumplimiento de obligaciones de seguridad y salud en el trabajo respecto a empleados directos de la compañía, garantizando siempre el derecho del titular a negarse a suministrarlos.
Fly Logistic S.A.S. no comercializa ni dirige sus plataformas a menores de edad. Está estrictamente prohibido el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes; de identificarse registros de esta naturaleza, serán eliminados inmediatamente de los servidores.
6. FINALIDADES ESPECÍFICAS DEL TRATAMIENTO (CLIENTES Y E-COMMERCE)
La información de compradores B2B y B2C se utiliza para garantizar la viabilidad y legalidad de las operaciones de comercio electrónico y distribución.
Procesamiento de pagos, emisión de facturación electrónica ante entidades fiscales, validación de identidad para prevención de fraudes y gestión de garantías sobre componentes aeroespaciales y automotrices.
Transmisión de datos de contacto y direcciones físicas a operadores logísticos nacionales e internacionales para el cálculo de fletes en tiempo real, emisión de guías de transporte y cumplimiento de regulaciones aduaneras o de manejo de materiales peligrosos.
Previo consentimiento, envío de catálogos especializados, alertas de mantenimiento de la plataforma y ofertas comerciales, manteniendo siempre activos los canales automatizados de exclusión voluntaria (Opt-Out).
7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO (PROVEEDORES Y EMPLEADOS)
Las bases de datos corporativas tienen finalidades estrictamente enfocadas en el cumplimiento de obligaciones contractuales, laborales y de seguridad industrial.
Evaluación de perfiles comerciales, cumplimiento de políticas corporativas, formalización de órdenes de compra, emisión de pagos y reportes tributarios exigidos por la legislación contable nacional.
Procesamiento de nómina, afiliaciones al sistema de seguridad social, dotación, capacitaciones, evaluaciones de desempeño laboral y control de normativas de Seguridad y Salud en el Trabajo aplicables a la empresa.
8. MECANISMOS DE RECOLECCIÓN Y AUTORIZACIÓN
La compañía implementa métodos auditables para obtener y resguardar el consentimiento previo, expreso e informado de los titulares, blindando la recolección de datos ante inspecciones de la SIC.
Mediante casillas de verificación (Checkboxes) no premarcadas durante el proceso de registro, creación de cotizaciones o pago (Checkout), vinculando explícitamente el consentimiento a la lectura de esta política.
Mediante la firma de cláusulas de privacidad en contratos laborales y comerciales, registros de ingreso físico a las instalaciones o a través de grabaciones telefónicas en las líneas de servicio al cliente, conservando el respectivo archivo de audio o registro digital (Log).
9. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS A TERCEROS
Para operar infraestructuras en la nube y logísticas a nivel global, Fly Logistic S.A.S. transfiere información bajo estrictas normativas de confidencialidad contractual.
Se comparte información cifrada exclusivamente con pasarelas de pago, proveedores de hosting/servidores web, y empresas de transporte, quienes actúan como Encargados y tienen prohibido legalmente usar los datos para fines distintos al servicio contratado.
Cuando la arquitectura tecnológica (servidores alojados en el exterior) o el proveedor de servicios (ej. APIs de transporte internacional) lo requieran, la transferencia se realizará únicamente a países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos, certificados por la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia.
10. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN (HÁBEAS DATA)
Reconocemos y garantizamos sin restricciones el ejercicio de los derechos constitucionales de todos los usuarios registrados en nuestras bases de datos.
El usuario tiene el derecho inalienable de conocer qué información suya almacenamos, así como de actualizar y corregir datos inexactos, incompletos o desactualizados.
El titular puede requerir una copia de la evidencia de la autorización otorgada a Fly Logistic S.A.S. y solicitar un reporte sobre el uso y las finalidades a las que han sido sometidos sus datos personales.
El usuario puede solicitar la eliminación de su información de los servidores de la empresa o revocar su consentimiento comercial, siempre que no exista un deber legal, contable o contractual que obligue a la compañía a conservar dichos registros.
11. DEBERES DE FLY LOGISTIC S.A.S. COMO RESPONSABLE
Como administradores de la información, la organización asume responsabilidades indelegables ante la ley, los usuarios y las autoridades de control.
Garantizar el ejercicio pleno del derecho de Hábeas Data y conservar la información bajo rigurosas condiciones de seguridad en infraestructuras informáticas que eviten su adulteración o accesos mediante ataques cibernéticos.
Tramitar diligentemente todas las consultas y reclamos en los plazos legales, actualizar la información reportada por los titulares en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informar a la SIC sobre cualquier violación a los códigos de seguridad o riesgos en la administración de la información.
La compañía se compromete a registrar y actualizar sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos de la SIC, conforme a los parámetros y topes patrimoniales establecidos por el Gobierno Nacional.
12. OFICIAL DE PRIVACIDAD Y ÁREA ENCARGADA
En cumplimiento de la normativa vigente, la compañía designa formalmente un área interna con la autoridad y responsabilidad de velar por la protección de datos.
El Departamento de Servicio al Cliente, en conjunto con la Dirección de Tecnología (IT), asumen el rol de Oficiales de Privacidad, encargándose de la atención técnica y legal de todas las peticiones, consultas, quejas y reclamos (PQRS) de los titulares.
13. PROCEDIMIENTO LEGAL PARA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
El siguiente protocolo blindado jurídicamente establece los pasos y tiempos de respuesta oficiales para garantizar el debido proceso en las solicitudes de los usuarios.
El titular deberá enviar su solicitud escrita (mediante correo oficial o carta) indicando su identificación, la descripción detallada de los hechos que motivan el reclamo, su dirección de notificación y los documentos de soporte necesarios.
Las consultas sobre el contenido de la información personal serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles. De no ser posible en este lapso, se informará al interesado, emitiendo respuesta definitiva en los cinco (5) días hábiles siguientes.
Los reclamos formales serán procesados en un máximo de quince (15) días hábiles. Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses sin respuesta del usuario, se entenderá desistido el reclamo.
14. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y VIDEOVIGILANCIA
La compañía despliega políticas de control físico y lógico para proteger el activo más importante: la información corporativa y personal.
Implementación de protocolos de control de acceso en la administración de bases de datos SQL y ERP, segmentación de permisos por áreas de trabajo, uso de certificados SSL para transferencia web, y respaldos (Backups) periódicos de la información crítica.
En caso de contar con circuitos cerrados de televisión en instalaciones logísticas o administrativas, la recolección de imágenes se utilizará de manera exclusiva para fines de seguridad física y control de accesos. Estas imágenes están cobijadas por la reserva legal y se conservarán únicamente por el tiempo necesario acorde a las necesidades de seguridad.
15. VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y RETENCIÓN DE DATOS
Se establecen los parámetros temporales de la política y el ciclo de vida de la información almacenada en los sistemas de la organización.
Los datos se conservarán durante la vigencia de la relación contractual. Una vez finalizada, la información será retenida única y exclusivamente por el tiempo requerido para el cumplimiento de obligaciones de archivo fiscal, contable, garantías de consumidor o requerimientos de autoridades judiciales (hasta por el plazo de prescripción legal aplicable).
Esta Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigor a partir de su publicación oficial. Fly Logistic S.A.S. notificará a los titulares cualquier modificación sustancial a este documento antes de su implementación, garantizando siempre su accesibilidad a través del portal web.